Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Кемеровской области

"Центр контроля качества и сертификации лекарственных средств"

650055, г. Кемерово, ул. Сибиряков Гвардейцев, д. 13а, пом. 135, тел./факс 8-(3842)-28-96-00

 

Уважаемые коллеги!

В целях совершенствования информационного обеспечения по качеству лекарственных средств на официальном сайте ГБУЗ КО ЦККСЛ (kcenter42.ru) запущен новый сервис "Личный кабинет". Личный кабинет облегчит и сэкономит ваше время на заполнение и отправку отчетов о качестве лекарственных средств и медицинских изделий. Позволит быстро найти нормативные документы по фармацевтической и медицинской деятельности.

Инструкция по работе в личном кабинете

 

ТЕРМИНЫ  И ОБОЗНАЧЕНИЯ.

 

БД - база данных.

БД НЛС и ФЛС - база данный недоброкачественных лекарственных  средств и фальсифицированных лекарственных средств.

БД НМИ и ФМИ - база данный недоброкачественных медицинских изделий и фальсифицированных медицинских изделий.

ГБУЗ КО ЦККСЛС - государственное бюджетное учреждение здравоохранения Кемеровской области "Центр контроля качества и сертификации лекарственных средств".

ЛС - лекарственные средства.

МИ - медицинские изделия.

НД - нормативные документы.

 

Личный кабинет предоставляет 4 вида сервиса:

1. Информационные письма ЛС

Получение информационных писем ЛС, поиск по БД НЛС и ФЛC, ведение журнала по карантину и возврату ЛС, отчетность по ЛС

 

2. Информационные письма МИ

Получение информационных писем МИ, поиск по БД НМИ и ФМИ, ведение журнала по карантину и возврату МИ, отчетность по МИ

 

3. Нормативные документы

Получение доступа к базе законодательно-нормативных документов, касающихся деятельности аптечных и медицинских организаций 

 

4. Реестры ЛС

Формирование  БД ЛС, закупаемые аптечными или медицинскими  организациями. Мониторинг БД ЛС на наличие НЛС и ФЛС.

 

Для получения доступа к различным видам сервиса, необходимо

1. Заключить договор и заполнить заявку на информационное обслуживание  (раздел "Заключить договор")

2. Получить логин/пароль у программиста ГБУЗ КО ЦККСЛС по телефону 8-(3842)-28-96-00.

3. Загрузить сайт ГБУЗ КО ЦККСЛС (kcenter42.ru) и выбрать вкладку "Личный кабинет" - "Вход" в активном окне экрана (рис. № 1).

 

Рис. № 1

 

Ввести логин и пароль и войти на страничку личного кабинета вашей организации (рис. № 2)

 

 

Рис. № 2

 

Главная страница личного кабинета представляет собой диалоговое окно, в котором размещены:

 - 2 таблицы;

- Кнопка "Поиск по базе НЛС и ФЛС";

- Кнопка "Поиск по базе НМИ и ФМИ" (кнопка доступна после подачи заявки на информационное обслуживание МИ);

- Кнопка "Реестры ЛС" (кнопка доступна после подачи заявки на информационное обслуживание МИ);

- Кнопка "Нормативные документы" (кнопка доступна после подачи заявки на информационного обслуживания МИ); 

- Кнопка "Карантин";

- Кнопка фильтр для информационных писем "Все/МИ/ЛС"

- Архивы базы НЛС и ФЛС.

ТАБЛИЦЫ

 

Верхняя таблица "Информационное обслуживание", содержит информацию по вашей организации. Нижняя таблица "Информационные письма", содержит информацию отправленных вашей организации информационных писем (рис. № 3).

 

Рис. № 3

В таблице "Информационное обслуживание" проверить правильность заполнения (наименование организации, структурных подразделений) и при обнаружении неточностей сообщить об этом в ГБУЗ КО ЦККСЛС.

Примечание: При необходимости, в процессе работы Вы можете: - добавить структурное подразделение знаком "Добавить+"; - удалить структурное подразделение знаком "" при условии, что ему не осуществлялась отправка информационных писем; - редактировать наименования структурных подразделений знаком "настройки рассылки" . Редактировать наименование организации, электронного адреса, типа базы данных, может только специалист ГБУЗ КО ЦККСЛС.

Нижняя таблица "Информационные письма" содержит информацию о всех информационных письмах о недоброкачественных и фальсифицированных лекарственных средствах и медицинских изделиях, направленных вашей организации.

Маркировка писем в таблице "Информационные письма", колонка "Письма":

Информационное письмо ЛС №__ - письмо, которое содержит информацию о недоброкачественных и фальсифицированных ЛС.

Информационное письмо МИ №__ - письмо, которое содержит информацию о недоброкачественных и фальсифицированных МИ.

При получении информационного письма в течение 10 дней необходимо предоставить информацию о наличии/отсутствии недоброкачественных и фальсифицированных ЛС и МИ в вашей организации. Формы отчетности по информационным письмам ЛС и МИ имеет одинаковые этапы заполнения. Рассмотрим пример заполнения отчетности на информационное письмо ЛС№__

Для заполнения  для этого необходимо: - левой кнопкой мыши один раз нажать на ссылку выбранного информационного письма (ЛС №__/МИ№__) в таблице, при этом откроется список всех наименований ЛС/МИ из указанного письма в виде таблицы (рис. № 4);

Рис. № 4

 

Предоставляется 3 варианта отчетов:

- отсутствует в реализации;

- возврат поставщику;

- перемещение в карантинную зону (возврат поставщику, уничтожение).

 

 

ОТСУТСТВУЕТ В РЕАЛИЗАЦИИ

 

Наименования ЛС/МИ, которые содержатся в "Информационном письме ЛС/МИ", отсутствуют в реализации или ранее не поступали в вашу организацию. Необходимо установить галку в поле "Сформировать отчет" (рис. № 5).

 

Рис. № 5

 

 

ВОЗВРАТ ПОСТАВЩИКУ

 

Наименования ЛС/МИ, которые содержатся в "Информационном письме ЛС/МИ", находятся на реализации и имеют признаки недоброкачественности (2, 4, 7, 6, 9, 15 и для МИ 17, 18, 19). Необходимо щелкнуть по наименованию левой кнопкой мыши для открытия диалогового окна, заполнить в нем все пустые поля и нажать кнопку "Готово

"(рис. № 6), затем на ссылку "Закрыть".

 

Рис. № 6

 

По итогам ответа необходимо установить галку "Сформировать отчет" (рис. № 5). Полученный в результате заполнения колонок "Отчет о НЛС и ФЛС" или  "Отчет о НМИ и ФМИ" можно распечатать для документооборота вашей организации, для этого Вам необходимо вернуться на первую страницу, нажав на название вашей организации (рис. № 7).

 

Рис. № 7

 

 - знак "Сформировать отчет" - позволяет сформировать и открыть для просмотра отчет по форме Ф1 и Ф2.

  - знаки печати и сохранения сформированного отчета.

 - знак "экспорт" позволяет отправить ответ на информационное письмо. Знак необходим организации, в которой есть структурные подразделения, заполнив ответ на информационное письмо в головной организации. Нажать значок  "экспорт", программа автоматически перенесет ответы на определенное информационное письмо по всем структурным подразделениям.

 

 

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ В КАРАНТИННУЮ ЗОНУ

 

Наименования ЛС/МИ, которые содержатся в "Информационном письме ЛС/МИ", находятся на реализации и имеют признаки недоброкачественности (2, 4, 7, 6, 9, 15 и для МИ 17, 18, 19). Необходимо щелкнуть по знаку "", который находиться в таблице препаратов в последней колонке (рис. № 8).

 

Рис. № 8

 

В появившемся диалоговом окне необходимо заполнить поля "Поставщик, № счета-фактуры, дата", "Количество" и нажать кнопку "Готово" (рис. № 9).

 

Рис. № 9

 

Наименования ЛС/МИ автоматически занесется в "Журнал регистрации движения ЛС временно перемещенных в карантинную зону" или в "Журнал регистрации движения МИ временно перемещенных в карантинную зону" (рис. № 10).

 

Рис. № 10

 

При нажатии на наименование препарата можно вернуться в форму (рис. № 9), для внесения новых сведений и редактирования  имеющихся сведений.

Кнопка " " позволяет удалить препарат, если он внесен ошибочно.

Кнопка "Печать этикеток" - позволяет сформировать и распечатать этикетки для идентификации данного лекарственного средства. (рис. № 11).

 

Рис. № 11

 

"Дальнейшие мероприятия" заполняются после осуществления следующих мероприятий (возврат, уничтожение, реализация). Для того чтобы заполнить "Дальнейшие мероприятия", нужно: на главной странице нажать кнопку "Карантин" (рис. № 12), в "Журнале регистрации движения ЛС временно перемещенных в карантинную зону"/ в "Журнале регистрации движения МИ временно перемещенных в карантинную зону"  найти нужное ЛС/МИ, нажав на наименование один раз, вы переходите в форму для заполнения, в которой заполняете раздел "Дальнейшие мероприятия" и нажать кнопку "Готово" (рис. № 13).

 

Рис. № 12

 

Рис. № 13

 

Для того что бы вернуться в список информационных писем достаточно нажать на наименование вашей организации (рис. № 13).

 

 

КНОПКИ ПОИСКА

 

При помощи этой кнопки "Поиск по БД НЛС и ФЛС" и "Поиск по БД НМИ и ФМИ" можно осуществлять поиск по базе НЛС и ФЛС или по базе НМИ и ФМИ. Принцип критериев для отбора для этих баз одинаков. Пример  поиска по базе НЛС и ФЛС.

 

Рис. № 14

 

Для поиска нужно выбрать один или несколько критериев поиска и нажать кнопку "Искать". Поиск выдаст все совпадения согласно выбранным критериям. Для более точного поиска нужно в поле "Наименование" набрать наименование препарата без окончания или 5-6 символов от наименования, в поле "Серия" ввести только цифровое значение серии.

Пример: БИСЕПТОЛ 480, КОНЦЕНТРАТ ДЛЯ ПРИГОТОВЛЕНИЯ РАСТВОРА ДЛЯ ИНФУЗИЙ (80 МГ + 16 МГ)/МЛ 5 МЛ серия 06АЕ1213.
Критерии поиска: наименование – Бисептол, серия – 1213 (рис. № 15).

 

Рис. № 15

 

Так же поиск дает возможность вывести перечень наименований ЛС,  внесенных за определенный период.  Для этого нужно ввести период в строках "За период с ... по ..." и нажать кнопку "Поиск"

.

 

КНОПКА КАРАНТИН

 

Кнопка позволяет попасть в "Журнал регистрации движения ЛС, временно перемещенных в карантинную зону" и "Журнал регистрации движения МИ,  временно перемещенных в карантинную зону" (рис. №10).

В журналах имеется фильтрация наименований с помощью кнопок "НЛС и ФЛС / НМИ и ФМИ".

 

 

АРХИВЫ БАЗЫ НЛС И ФЛС

 

На главной странице между двумя таблицами можно скачать архив базы данных: в формате data.exe или remove.exe (рис. № 16).

 

Рис. № 16

 

КНОПКА НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

 

 

Раздел НД  доступен при заполнении заявки на  любое информационное обслуживание МИ.

Данный вид сервиса представляет  основной раздел, с подчиненным списком документов  (рис. №17). В данном разделе возможен просмотр нормативных документов и сохранения на носителях.

 

Рис. №17

Основной список размещен в виде таблице с разделами:

Наименование раздела - в виде заголовка

Количество документов - показывает, сколько в данном разделе прикрепленных документов.

Подчиненный список размещен в виде таблицы с перечнем документов:

Наименование документа - в формате pdf.

Документы/Вложение - в колонке размещен знак документа, при нажатии, на который откроется документ.

 

РЕЕСТРЫ ЛС

 

Данный раздел доступен только для медицинских организаций.

Раздел позволит вести базу данных полученных лекарственных средств и видеть результаты мониторинга по БД НЛС и ФСЛ (получая письмо-уведомление по электронной почте о выявленных НЛС и ФЛС).

Для начала работы нужно нажать кнопку "Реестры ЛС" (рис. №18)

 

Рис. № 18

Откроется страница с таблицей, в которой будут отображаться все реестры, которые внесет организация. Для добавления нового реестра нужно нажать кнопку "Добавить" (рис. №19).

Рис. №19

Следующее окно покажет порядковый номер реестра, дату реестра (автоматически устанавливается текущая дата заполнения). Для внесения перечня ЛС нужно нажать кнопку "Готово" (рис. №20).

Рис. № 20

 

Реестр ЛС можно заполнять двумя способами:

- вручную,

- автоматически (импортировать из реестра).

 
 

ЗАПОЛНЕНИЕ РЕЕСТРА ЛС ВРУЧНУЮ

 

Для заполнения реестра ЛС вручную нужно нажать на кнопку "Добавить" (рис. №21).

 

Рис. № 21

 

В появившемся окне (рис. №22) нужно заполнить все поля, кроме поля "Идентификатор" и нажать кнопку "Готово". Поля "Дата выдачи СС", "Срок годности преп.", "Срок годности", должны быть заполнены в одинаковом  формате ДД.ММ.ГГГГ или ДД.ММ.ГГ с одинаковым разделителем в виде точки. Недопустимо если одно поле будет заполнено в формате ДД.ММ.ГГ с разделителем точка, а остальные  в формате ДД/ММ/ГГ с разделителем "/". Программа не даст возможность сохранить указав на ошибку при заполнении.

 

Рис. № 22

 

После внесения  наименование отобразиться в основной таблице реестра Рис. № 23.

 

Рис. № 23

 

После того как все препараты внесены нужно отправить уведомление в ГБУЗ КО ЦККСЛС нажав кнопку "Отправить уведомление в ЦККСЛС" рис. № 24. Если уведомление не отправлено над кнопкой "Отправить уведомление в ЦККСЛС" указан статус реестра "Уведомление не отправлено". После отправления статус сменится на "Уведомление отправлено: (Дата отправления)".

 

Рис. № 24

 

После того как отправлено уведомление в ГБУЗ КО ЦККСЛС, сотрудник ЦККСЛС проверить полученный реестр по БД НЛС и ФЛС, присвоит регистрационные номера и подпишет данный реестр. После подписания реестра сотрудником ЦККСЛС, реестр будет "закрыт" для внесения изменений, со стороны медицинской организации.

После того как сотрудник подпишет реестр в основном перечне в колонке "Подпись" отобразиться кем подписан реестр Рис. № 25, так же если зайти в сам реестр исчезнет кнопка "Отправить уведомление в ЦККСЛС", вместо нее будет Подпись сотрудника ЦККСЛС рис. № 26

 

Рис. №26

 

ЗАПОЛНЕНИЕ РЕЕСТРА ЛС АВТОМАТИЧЕСКИ

 

Для автоматического заполнения необходимо иметь заполненный файл формата Microsoft Office Excel (шаблон для заполнения файла: Шаблон реестра), в котором внесены сведения об обязательном подтвержденном соответствии ЛС . Что бы загрузить файл в программу нужно нажать кнопку "Выберите файл"(Рис. № 27). Выбрать файл для загрузки. После того как выбран файл нужно нажать кнопку "Загрузить" (Рис. № 27).

 

Рис №27

 

В открывшемся окне необходимо закрепить поля для загрузки информации в нужные поля реестра (Рис. № 28).

Проверьте соответствие наименований колонок и назначенных им типов данных и при необходимости выберите подходящий тип в выпадающем списке.
При помощи вертикальной прокрутки просмотрите запланированные к импорту строки и при необходимости уберите галочки перед не нужными.
Нажмите кнопку "Импорт!"

 

Рис №28

 

После того как все препараты внесены нужно отправить уведомление в ГБУЗ КО ЦККСЛС нажав кнопку "Отправить уведомление в ЦККСЛС" рис. № 24. Если уведомление не отправлено над кнопкой "Отправить уведомление в ЦККСЛС" указан статус реестра "Уведомление не отправлено". После отправления статус смениться на "Уведомление отправлено: (Дата отправления)".

После того как отправлено уведомление в ГБУЗ КО ЦККСЛС, Сотрудник ЦККСЛС проверит полученный реестр по БД НЛС и ФЛС, присвоит регистрационные номера, подпишет данный реестр. После подписания реестра сотрудником ЦККСЛС, реестр будет "закрыт" для внесения изменений, со стороны медицинской организации.

После того как сотрудник подпишет реестр в основном перечне в колонке "Подпись" отобразиться кем подписан реестр Рис. № 25, так же если зайти в сам реестр исчезнет кнопка "Отправить уведомление в ЦККСЛС", вместо нее будет Подпись сотрудника ЦККСЛС рис. № 26